Steeds meer Nederlanders laten een levenstestament opstellen. Uit cijfers van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie blijkt dat dit jaar in Nederland 41% meer levenstestamenten zijn opgesteld. Limburg is hierin koploper. De bewustwording voor het belang van een dergelijk testament lijkt in Limburg dus groter geworden. Maar hoe zit dat als je een bedrijf hebt? Wat kun je daarvoor regelen? In deze blog ga ik hierop in.

Veel mensen stellen een ‘gewoon’ testament op waarin afspraken zijn vastgelegd over wat er met hun persoonlijke bezittingen moet gebeuren na overlijden. Dat is iets anders dan een levenstestament. Hierin wordt notarieel vastgelegd wie gemachtigd is om alledaagse persoonlijke zaken te regelen wanneer je daar zelf (tijdelijk) niet toe in staat bent. Bijvoorbeeld omdat je gezondheid het niet toelaat of wanneer je voor langere tijd in het buitenland verblijft. Denk aan het regelen van een hypotheek en/of bankzaken maar ook het verkopen van je huis of het doen van een schenking.

Als ondernemer leg je je ziel en zaligheid in je onderneming. Het zou zonde zijn als door ziekte of andere (langdurige) afwezigheid je bedrijf stuurloos wordt of ophoudt te bestaan. Bedrijfseigenaren hebben de mogelijkheid om in het levenstestament ook iets op te nemen over de continuïteit van hun onderneming. In de praktijk betekent dit dat de eigenaar laat vastleggen:

• wie de besluiten mag nemen;
• aan wie de gemachtigde verantwoording moet afleggen;
• welke besluiten de gemachtigde wel en niet mag nemen.

Om de continuïteit van de onderneming te waarborgen dien je echter meer zaken vast te leggen dan enkel het aanwijzen van een of meerdere gemachtigde(n). Om de onderneming goed voort te kunnen zetten dienen zij tot in detail te weten hoe alles precies geregeld is. Zoals wie verantwoordelijk is voor wat en waar alle belangrijke zaken terug te vinden zijn. Dat kan in een zogenaamde Ondernemingsakte. Het opstellen ervan gaat per rechtsvorm en per natuurlijk persoon.

Eenmanszaak (EZ) of Vennootschap Onder Firma (VOF)

Bij deze rechtsvormen biedt het opstellen van een Ondernemingsakte uitkomst bij (langdurige) afwezigheid. Daarmee wordt voorkomen dat de onderneming stil komt te liggen. Tevens zorgt een Ondernemingsakte er bij het overlijden van de eigenaar voor dat het bedrijf kan blijven voortbestaan, terwijl deze anders zou worden beëindigd.

Het overlijden van de eigenaar wordt doorgegeven aan de gemeente. Via de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) worden de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst op de hoogte gesteld. Vervolgens schrijven zij de éénmanszaak uit, omdat deze rechtstreeks gekoppeld is aan de overleden persoon. Dit betekent dat deze éénmanszaak niet meer bestaat. Het gevolg is dat medewerkers hun baan verliezen. Maar bijvoorbeeld ook dat alle afspraken, orders en offertes die met klanten zijn gemaakt per direct komen te vervallen.

In het geval van een VOF met twee vennoten geldt, dat wanneer één vennoot overlijdt, de VOF automatisch een éénmanszaak wordt, wanneer hierover niets is geregeld. Dat wordt automatisch doorgegeven aan de Kamer van Koophandel.  De onderneming wordt dus een nieuwe entiteit. Dit heeft tot gevolg dat zowel de loonheffing als het BTW nummer veranderen, dat kan problemen opleveren voor leveranciers. Bestaande contracten komen te vervallen. Denk aan verzekeringen en bijvoorbeeld een lease- of huurcontract.

Praktijkvoorbeeld: Jan en Marjolein hebben een V.O.F.  
Jan runt samen met zijn vrouw Marjolein een Online Marketingbureau. Ze zijn beiden voor 50% vennoot en gemachtigd tot zelfstandige uitgaven van € 5.000. 
Ze hebben 10 medewerkers in dienst. Het team bestaat uit één Office Manager (Peter) en negen, zowel parttime als fulltime medewerkers, online marketeers.

Jan zorgt voor het binnenhalen van klanten en onderhoudt mede met één van de gekoppelde teamleden de communicatie tijdens én na de uitvoering van de werkzaamheden. Jan heeft een aantal grote concerns in zijn klantenkring. Ook de lokale ondernemer is een graag geziene klant bij het bureau.
Marjolein werkt in het bedrijf als senior DTP’er.
Iedere klant kent Jan en Marjolein en Jan en Marjolein kennen iedere klant.

Op een dag is Jan onderweg naar een klant als hij op de autosnelweg terecht komt in een kettingbotsing. Daarbij komt Jan te overlijden.
Zowel Marjolein als de medewerkers zijn van slag. Inhoudelijk kunnen de medewerkers de lopende projecten tot zo’n 80% afronden. Marjolein is door het overlijden niet aanwezig op kantoor en kan haar werk de komende tijd niet oppakken omdat zij in een depressie terecht is gekomen.

Situatie A: Jan en Marjolein hebben niets vastgelegd
Door het wegvallen van Jan en Marjolein blijkt dat er niemand anders gemachtigd is om de salarissen uit te betalen. Niemand weet precies welke afspraken Jan heeft gemaakt inzake de facturatie met de klanten en nu is er niemand die nieuwe opdrachten kan binnenhalen. Ook de afronding van de lopende projecten komen door de afwezigheid van Marjolein in de problemen.
Klanten hebben begrip voor de situatie, echter na enige weken willen zij wel dat de zakelijke afspraken zijn afgerond én opgeleverd.
Tot overmaat van ramp blijkt dat de Kamer van Koophandel de rechtsvorm van de onderneming, door het wegvallen van Jan als vennoot, heeft gewijzigd van een VOF naar een eenmanszaak. De chaos is compleet. 

Situatie B: Jan en Marjolein hebben een Ondernemingsakte laten opstellen
Jan en Marjolein hebben, vóór het overlijden van Jan, een Ondernemingsakte op laten stellen. Daarbij hebben ze Annet, de zus van Marjolein, gemachtigd om in het geval van overlijden van Jan, Marjolein te ondersteunen. Ook hebben ze DTP-collega Ruben, die al vanaf het eerste uur actief is in de onderneming, gemachtigd om hun bedrijf inhoudelijk te ondersteunen bij het wegvallen van één van beide.
Annet en Ruben zijn daarvan op de hoogte, evenals Office Manager Peter.
Daarnaast heeft de notaris gezorgd voor de notariële akte waarin de machtiging richting de Belastingdienst, bank en Kamer van Koophandel is geregeld.
Annet gaat aan de slag om de nieuwe rechtsvorm in te richten, en heeft daarbij de taak om de medewerkers te voorzien van de juiste arbeidscontracten. Samen met hen regelt ze de fiscale en administratieve aansluiting voor de VOF naar de eenmanszaak.
Ruben heeft als taak gekregen om de opdrachten met de medewerkers 100% af te ronden en daarmee de klanten aan boord te houden.
Zodra deze eerste zaken zijn geregeld, kan Annet ook aan de slag op commercieel vlak.
Peter heeft door de Ondernemingsakte een leidraad waardoor het bedrijf en de gemachtigde voortvarend te werk kunnen gaan. Zodra Marjolein terugkomt in haar bedrijf, kan zij haar taken weer rustig overnemen.

Besloten Vennootschap (BV)

BV’s zijn rechtspersonen en hebben op zichzelf al bestaansrecht. Maar wat gebeurt er wanneer je als directeur voor korte of langere termijn afwezig bent? Wie heeft het mandaat om de rechtsvorm voort te zetten? Kunnen de klanten rekenen op het correct afhandelen van lopende zaken en afspraken? Wie wordt het aanspreekpunt voor de medewerkers, kredietverstrekkers of de bank?Besloten Vennootschap (BV)

Bij een BV zijn de aandelen te erven, en kan de onderneming blijven voortbestaan. Maar toch, hoe weet de gemachtigde welke contracten, overeenkomsten, partners en deals er liggen en hoe deze benaderd moeten worden? Welke werkzaamheden oefenen de medewerkers uit? Is er een planning voor de dagelijkse activiteiten? De betrokken partijen blijven met veel van dit soort vragen zitten.

Het kan zijn dat in de statuten van je BV al is opgenomen dat de dagelijkse leiding in handen is van het bestuur. Bij (langdurige) afwezigheid wijst de algemene vergadering iemand aan die als (tijdelijke) vervanger optreedt. Dit gaat echter niet op als je de enige aandeelhouder bent. In dat geval dient dit met tussenkomst van de kantonrechter geregeld te worden.

Praktijkvoorbeeld: Karel heeft een holding en een werkmaatschappij 
Karel heeft een makelaarskantoor en hij heeft daarbij 5 medewerkers in dienst. In de holding bezit Karel 100% van de aandelen. De holding bezit vervolgens met 100% de aandelen in de werkmaatschappij.

Karel is getrouwd en zijn vrouw Daphne is zijn enige erfgenaam. In de holding zijn het bedrijfspand en de auto van de zaak opgenomen. 
Het team bestaat uit één Office Manager Jack en 4 makelaars.
Karel heeft grote projectontwikkelaars tot zijn klantenkring aangetrokken en ook de lokale huiseigenaar vertrouwt de verkoop van de woning graag aan Karel en zijn team toe.

Karel is veel op pad. Hij zorgt voor het binnenhalen van nieuwe klanten. Iedere klant kent Karel, en Karel kent iedere klant.
Op een regenachtige dag is Karel onderweg naar een klant als hij terechtkomt in een kettingbotsing. Daarbij breekt Karel zijn beide benen en ligt, door een zware hersenschudding, enige tijd in coma.
De prognose is dat Karel met de broodnodige rust en revalidatie goed zal herstellen. Hij zal wel minimaal zes maanden uit de running zijn en niet aanspreekbaar zijn voor klanten en medewerkers.
Let op: In geval van overlijden van Karel zou zijn vrouw Daphne de aandelen erven, echter nu is dit niet aan de orde.

Situatie A: Karel heeft niets geregeld
De medewerkers zijn uiteraard van slag. Gelukkig kunnen ze de komende tijd verder werken aan de bestaande opdrachten. Echter is er niemand gemachtigd om salarissen uit te betalen en weet niemand precies welke afspraken Karel heeft gemaakt over de facturatie met de klanten. Tevens is er nu niemand die nieuwe opdrachten binnenhaalt.
Gelukkig liggen er wel opdrachtbevestigingen waarin werk en planning zijn omschreven.
De komende drie maanden kan het bedrijf redelijk voortbestaan. Maar hoe het daarna verder moet? Karel’s vrouw Daphne kan ook niet helpen. Zij is nooit betrokken geweest bij de onderneming. Zij werkt zelf fulltime in de zorg, met wisselende diensten.
Als er niet snel een oplossing komt kan de werkmaatschappij binnen 3 maanden failliet gaan. 

Situatie B: Karel heeft een levenstestament én Ondernemingsakte laten opstellen
Karel heeft niet lang na de oprichting van zijn bedrijf een levenstestament en een Ondernemingsakte laten opstellen. Daarin heeft hij zijn vrouw Daphne gemachtigd voor alle officiële taken (opgenomen in het levenstestament). Zo kan zij, met hulp van een waarnemer (opgenomen in de Ondernemingsakte), bijvoorbeeld de Office Manager Jack, het bedrijf op een goede manier voortzetten en zorgdragen voor het aanstellen van een interim-commercieel directeur. Die laatste treft in de Ondernemingsakte de kernwaarden én werkwijze van het bureau aan.
Hiermee én met behulp van de medewerkers kunnen zij de onderneming voortzetten, blijven klanten klant en komen er nieuwe klanten bij.
Als Karel na 8 maanden eindelijk weer deels kan komen werken, heeft hij nog steeds zijn super team bij elkaar, komt er nog steeds omzet binnen en zijn zijn klanten dankbaar dat de lopende opdrachten ondanks Karel’s afwezigheid  ‘gewoon’ volgens afspraak en planning uitgevoerd konden worden.

In de Ondernemingsakte worden alle zaken omtrent (tijdelijke) vervanging geregeld. Alle gemaakte afspraken, belangrijke informatie (inclusief waar deze terug te vinden is), worden hierin opgenomen. Ook wordt in deze akte opgenomen welke activiteiten er nog moeten worden afgerond of waarop nog moet worden ingezet. Een Ondernemingsakte maakt dus ook inzichtelijk welke zaken wel en niet geregeld zijn. Het maakt het mogelijk om bijtijds aanpassingen te doen op organisatorisch, administratief of juridisch vlak. 

Ontzorg de gemachtigde(n)

“In de Ondernemingsakte worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de gemachtigde(n) in kaart gebracht, klanten en leveranciers inzichtelijk gemaakt en de kernwaarden van de onderneming geborgd”

Het is dus een handboek waarin het reilen en zeilen van jouw onderneming staat beschreven. Dit biedt de eigenaar van de onderneming de volgende concrete voordelen:

Zekerheid

Een Ondernemingsakte zorgt voor zekerheid bij zowel jou als bij belangrijke betrokkenen. Dat kan je partner of familie zijn maar ook overige partijen zoals banken en investeerders. Het verzekert je ervan dat je onderneming in goede handen is bij de gemachtigde gedurende jouw afwezigheid.

Duidelijkheid

Om te voorkomen dat door jouw afwezigheid problemen of onduidelijkheden ontstaan zijn alle belangrijke zaken in de Ondernemingsakte vastgelegd. Deze bestaat uit een rapport en stappenplan waarin alle zakelijke activiteiten duidelijk staan beschreven.

Inzicht

De Ondernemingsakte geeft inzicht in de huidige status van je bedrijf op organisatorisch, administratief, juridisch, financieel en fiscaal vlak. Ook wordt inzichtelijk welke aanpassingen je op dit moment nog kunt doen om de continuïteit van je bedrijf te waarborgen.

Zoals je in deze blog hebt kunnen lezen zijn er verschillende mogelijkheden om als bedrijfseigenaar de continuïteit van je bedrijf  te waarborgen wanneer je hier zelf (tijdelijk) niet toe in staat bent. Afhankelijk van je wensen en rechtsvorm kun je kiezen om hierover iets op te nemen in je levenstestament of om een Ondernemingsakte te laten opstellen. Wanneer je zeker wilt weten dat je alles goed geregeld hebt biedt de Ondernemingsakte uitkomst, omdat je hierin alles tot op detailniveau kunt vastleggen. Dit geeft je de rust en de zekerheid dat de tent ook goed gerund wordt als jij er niet bent.

Wil je meer weten over de Ondernemingsakte en hoe dit voor jouw bedrijf werkt? Schroom niet om rechtstreeks contact met mij op te nemen. Ik vertel je er graag meer over!